一、印章管理制度
(一)南山区志联公章由法定代表人负责管理
(二)盖用区志联公章必须经秘书长批准签名
(三)涉及合同、协议与经费使用公章的需经由团区委书记批示
(四)使用公章后需做好登记手续，以便查询
(五)公章只能用于南山区志联业务工作，不得用于担保或办私事等
(六)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章，应上交办公室，由专人管理存档。
二、文件管理制度
(一)文件登记
1.市级义工组织、团区委和有关部门及单位、基层义工组织的来文(包括各部室收到的文件)全部由办公室统处理，来文登记后，由办公室负责人提出拟办意见，送副书记、书记签批。办公室档案管理员负责文件的最终保管，规定密级的文件要专门登记、送签、保管
2.南山区志联发出的文件由办公室档案管理员统分类编号，拟稿责任人应将文件底稿、领导签发意见及正本一式两份交办公室档案管理员存档，并注明时间、内容、签发人、经办人等。
（二）文件归档
1.以区志联名义发出或与其它部门单位联合发出的文件，要及时将领导批示定稿、正式成文件交档案管理员统一存档。
2.在每次活动或会议后，由主要责任人及时整理文件，经负责人审核后归档保管；档案管理员认真做好分类登记保管工作。
3.文件需及时归档，每半年和年终要对归档文件进行系统整理，确保档案的完整性。
4.经鉴定确需销毁的文件、档案，都要由办公室统一处理，销毁工作必须严格执行保密制度。
三、档案管理制度
（一）归档
1.文件材料的归档范围。凡是反映志愿者活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、相册、会议材料、照片、录音带、录像带等均属归档范围。
2.归档要求。
A、归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
B、归档的文件材料要求完整、系统、准确。
C、档案的文件必须是原件。
D、保持档案材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
E、案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期。
F、文件材料的归档必须办理移交手续。
3.在每次活动或大型会议结束后，由具体负责人对整个活动或会议进行认真的总结，将各类文字材料整理归档，并就活动开展情况进行点评，指出活动开展过程中的经验和不足，报秘书长阅后，由具体工作人员负责存档。
4.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
(二)保管
1.接收档案必须认真验收，
2.存放档案必须有专用的档案箱、柜。在排列上架时，应按照类别自左向右，自上而下排列，以便于管理和查找
3.存放胶片、照片、录音带、录像带用特制的照片档案盒，按编号顺序排列在胶片柜内。
4.每年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制。如发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
5.应保持档案库房整齐干净，档案入库前，必须严格检查，档案箱内施放防霉、防虫剂；
6.档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，理冢和借阅着案须在规定时间内归还。
(三)利用与保密
1.各部门与所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务；
2.严格遵守密件的借用、查阅管理规定；
3.查阅档案，须办理登记手续。工作人员因工作需要査阅档案，可直接到档案管理员处办理查阅手续。查阅不属于工作职责范围的密件时，需要征得秘书长的同意，方可查阅。外单位人员如需查阅团区委档案，须持有所在单位介绍信(或证明)和本人工作证，并办理审批手续
4.档案原件一般不外借，特殊情况需外借，须经秘书长同意，借阅密件须经书记审批
5.借阅档案时应做到以下几点
(1)按规定办理登记手续，按期归还
(2)要保护档案，不得丢失、损毁，不得随意折叠和拆散
(3)严禁对档案随意涂改、挖补，
(4)严禁擅自抄录、公布档案。如有违反上述规定者，要追究当事者的法律责任
四、档案管理制度
（一）值班志愿者职责
1.负责做好物品管理、统计、分类保管工作。
2.负责物品的出库、入库登记和手续。
3.负责履行物品使用登记、借还手续、督促收回工作。
4.认真验收物品，对损坏和弄脏的的物品进行及时整理登记，上报。
5.定期检查、整理物品,并做好登记方可入库。
（二）物品申领管理制度
1.各服务组或其它所属志愿者组织必须遵守物品装申领管理制度，按要求认真、填写好《南山区志联物品领用表》（以下简称《物品领用表》）。
2.区直属物品务组申领物品装的程序:常规活动必须由活动负责人必须在办公时间申领,填写《物品领用表》，方可领取。非常规活动需由各组长提前三天申请，得到秘书处批准，再由值班志愿者,确定所需物品种类、数量，强调借出时登记编号,归还时核对编号，方可办理出库。
3.外单位申请物品装的程序:
- 外单位是指本区志联所属的各团体物品，如机关、企事业单位物品。
- 借用物品必须提出书面申请，注明物品的用途、数量、借出和归还时间等，经秘书处负责人批准，方可领取。
- 办理借用物品时，须向工作人员提供秘书处的批准证明，填写《物品领用表》，归还时将物品整理后方可入库。
4.借用物品不得超过三天，如有特殊情况要继续使用应及时通知秘书处负责人。
5.已预约出库的物品应专柜存放，同时贴上标签注明领用组别和数量；如无预约，任何人不得在非办公时间内擅自领取物品。
6.物品使用完，及时回收集中归还，归还时由组长或活动负责人或指定人员尽量在办公时间内，向秘书组值班志愿者归还、清点、登记和注销；非办公时间，必须两人以上，做好归还时间登记，如有缺失，做好登记和报告。
五、证书管理制度
1.证件总类：本制度所称证件是指区志联社团法人登记证、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、机构信用代码证等社团运作过程中所需的相关证件。
2.证件更换及年审：由区志联秘书处根据需要指派专人到相关部门办理。
3.证件管理：区志联相关证件由区志联秘书处统一管理。
4.证件借用程序：
①因工作需借用区志联相关证件原件，须填写书面申请表，申请表上应注明使用时间、申请事由及相关事项。经秘书长签字同意后，到秘书处办理借用登记手续。
②因工作需复印相关证件，按上款履行手续后，由申请人复印，并在复印件上注明其复印的用途，复印后原件交还并签字确认。
③使用证件的相关人员，应妥善保管证件，不得遗失。如证件遗失，应及时向秘书处报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。